Week 7 – 8 van mijn stage bij TMAB Business Events
Het eindproject waar alles samenkomt
De voorbije twee weken stond één project centraal in mijn stage: ConnectIT 26. ConnectIT is een IT-beurs waar bedrijven, professionals én steeds meer jongeren samenkomen om te netwerken, nieuwe technologieën te ontdekken en connecties te leggen. Dit jaar wordt er bewust ingezet op een jonger publiek en precies daar ligt het stuk van mijn rol: zorgen dat de communicatie dat verhaal vertelt.
Voor mij was dit de eerste keer dat ik zo diep in de opstart van een groot event mocht duiken. En dat bracht meer uitdagingen mee dan ik had verwacht maar op een goede manier.
De registraties zijn open: communicatie naar bezoekers
Een van de eerste taken die ik op mij nam, was het uitsturen van communicatie naar potentiële bezoekers. De registraties voor ConnectIT 26 gaan officieel van start, en dat vraagt om een duidelijke en aantrekkelijke boodschap die mensen aanzet om zich in te schrijven.
Het opstellen van die communicatie vereist meer dan alleen een mailtje versturen. Je denkt na over de juiste toon, de juiste timing en wat de ontvanger écht wil weten. Wat maakt dit event de moeite waard? Waarom zou jij als bezoeker of als jong talent niet mogen ontbreken?
Standhouders op de hoogte: van bestelling tot deadline
Naast de bezoekerscommunicatie stuurde ik ook mails uit naar de standhouders. De boodschap: de bestellingen kunnen van start. Dat klinkt eenvoudig, maar er gaat heel wat coördinatie achter schuil.
Om alles in goede banen te leiden, organiseerden we ook een meeting met alle standhouders. Daarin liepen we concreet het event door: wanneer kunnen ze opbouwen? Wat als ze meubilair nodig hebben? Hoe moeten ze hun visuals aanleveren zodat wij alles kunnen doorsturen naar de juiste bedrijven en dat alles voor de deadline?
Het was mijn taak om mee te helpen die informatie helder en gestructureerd te communiceren. Want als er iets mis loopt in deze fase, heeft dat een domino-effect op de rest van het event.
Werken onder druk: focus als vaardigheid
Wat ik deze weken misschien wel het meest heb bijgeleerd, is hoe ik omga met stress en prioriteiten. Wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen, moet je snel kunnen beslissen: wat is nu het belangrijkst? En dan ook alle focus daarop gooien.
Dat klinkt logisch, maar in de praktijk is het een vaardigheid die je moet trainen. En deze weken waren daar een goede oefening in.
Skills die ik verder ontwikkelde
- E-mailcommunicatie – helder en professioneel schrijven voor verschillende doelgroepen
- Coördinatie & opvolging – meerdere partijen tegelijk informeren en begeleiden
- Werken onder tijdsdruk – prioriteiten stellen en gefocust blijven
- Eventplanning (operationeel) – inzicht in de logistieke kant van een groot event
ConnectIT 26 nadert, maar nu eerst genieten van een welverdiende vakantie!