Week 13 – 14 van mijn stage bij TMAB Business Events
Het begon eigenlijk al de week ervoor.
Badges voorbereiden, alles klaarzetten, de laatste details regelen voor het volgende event. Daarna een verlengd weekend — even opladen — en toen was het zover. ArcGIS.
ArcGIS is een event voor de GIS-sector, een wereld van geografische informatiesystemen en de mensen die er elke dag mee werken. En de locatie? Die deed meteen een eerste indruk. A Room with a Zoo in Antwerpen — een prachtige, unieke plek die meteen duidelijk maakte: dit wordt geen gewone dag.
Dinsdag: opbouw
De wekker ging vroeg. Om 8 uur staan in Antwerpen — dat klinkt haalbaar, maar wie de Antwerpse files kent, weet dat je daar geen rekening mee mag houden. Vroeg vertrekken dus, en hopen dat de ring meewerkt.
De opbouw verliep heel vlotjes. Alles klopte, alles viel op zijn plek. Maar wat me deze keer écht opviel, was iets anders: TMAB gaf me hier duidelijk veel meer vrijheid dan in het begin van mijn stage. Ze vroegen me niet alleen om mee te helpen, maar ook om de nieuwe stagiairs te ondersteunen bij hun vragen.
Dat voelde als een bevestiging. Van “stagiair die leert” naar “stagiair die ook begeleidt”, dat is een verschil dat je niet onopgemerkt voorbijgaat.
We hebben alle standen opgebouwd en elke ruimte nagelopen: alles in orde voor de sprekers de volgende dag? Check. Techniek? Check. Bewegwijzering? Check. Klaar voor morgen.
Woensdag: de eventdag
Nog een uurtje vroeger dan de dag ervoor. Om 7 uur paraat in Antwerpen. De deuren gingen pas open om 8u30, maar die anderhalf uur daarvoor zijn goud waard, dat is het moment waarop je de allerlaatste puntjes rechtzet en zeker bent dat alles klopt wanneer de eerste bezoekers binnenstappen.
En toen begon het event. En ik kreeg een rol die ik meteen geweldig vond.
Mijn taak: de gangen
Geen vaste post aan een balie of een stand. Ik mocht door de gangen gaan staan om bezoekers aan te sturen naar de juiste ruimtes. Drie zalen beneden, vijf boven en een stroom van mensen die niet altijd wisten waar ze precies naartoe moesten.
Dat is precies het soort werk dat ik graag doe. Beweeglijk zijn, in contact zijn met mensen, snel inschatten wat iemand nodig heeft en hem of haar meteen in de goede richting sturen. Geen seconde stilstaan.
Tijdens de presentaties liep ik door de zalen, hielp waar nodig en zorgde ervoor dat alles rustig en ordelijk verliep. De dag vloog voorbij en was zelfs eerder afgelopen dan gepland. Een teken dat alles op wieltjes liep.
Afbraak én afsluiting
Na het event volgde de afbraak. Alles netjes opruimen, de locatie achterlaten zoals we ze gevonden hadden. En daarna? Toen kwam het mooiste moment van de dag.
Een deel van het team trok samen iets gaan drinken en eten. En niet zomaar ergens, we belandden bij de gloednieuwe frituur van Average Rob: La Patate. Een voltreffer. Na twee lange maar toffe dagen samen neerzitten, lachen en napraten over het event dat is het soort afsluiter waar je een goede dag mee verdient.
Wat ik uit ArcGIS heb geleerd
- Verantwoordelijkheid nemen – nieuwe stagiairs begeleiden en ondersteunen toont dat TMAB mij vertrouwt als volwaardig teamlid
- Mensen in beweging houden – bezoekers snel en duidelijk begeleiden in een drukke omgeving vraagt overzicht en een rustige aanpak
- Zelfkennis als leerpunt – ontdekken dat on-site werken mij veel meer energie geeft dan bureauwerk is een inzicht dat ik meeneem in elke toekomstige keuze
- Teamgevoel na een event – samen iets gaan drinken na een geslaagde dag is meer dan gezellig; het versterkt de band en het gevoel van “dit hebben we samen gedaan”
- Efficiënt werken onder tijdsdruk – vroeg opstaan, files trotseren en toch paraat zijn: routine die je aanscherpt hoe langer de stage duurt