BIPT in Aalst: golf, lasers, een wandeling en de beste BBQ van de stage
Week 15 – 16 van mijn stage bij TMAB Business Events
Niet elk event speelt zich af in een grote expo of een historische kerk. Soms is het gewoon een dag waarop een organisatie haar mensen wil bedanken voor al het harde werk — en dat doet op een manier die ze nog lang zullen onthouden.
Dat was BIPT vandaag in Aalst.
Voor wie BIPT niet kent: het gaat om het Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie, de federale regulator die waakt over de Belgische telecom- en postmarkt. Denk aan alles wat met internet, telefonie, radiofrequenties en postdiensten te maken heeft — BIPT is de instantie die ervoor zorgt dat dit alles eerlijk, correct en gereguleerd verloopt. Opgericht in 1991, vandaag een team van mensen die dag in dag uit werken aan iets wat de meeste Belgen voor vanzelfsprekend houden.
En vandaag kregen zij een dag voor zichzelf.
Een personeelsfeest verspreid over Aalst
Het concept was meteen duidelijk: geen grote zaal, geen formeel programma, maar een dag vol activiteiten verspreid door de stad. Groepjes medewerkers die roteren langs verschillende ervaringen, even loskomen van het dagelijkse werk en simpelweg samen plezier maken.
Als coördinator betekende dat voor mij: altijd in beweging, altijd het overzicht bewaren. Waar zijn de groepen? Loopt alles op schema? Zijn er vragen of problemen? Een personeelsfeest met meerdere locaties heeft iets weg van een puzzel waarbij alle stukjes tegelijk bewegen maar precies dat maakt het zo boeiend.
Golf City: meer talent dan verwacht
Eerste stop voor een deel van de groep: Golf City. Een activiteit die altijd wat gelach met zich meebrengt, want niemand verwacht echt dat zijn collega een verborgen golftalent blijkt te zijn.
En toch. Er waren er bij die er verrassend goed de slag van hadden. Concentratie, een rustige adem, en dan rolt de bal netjes richting het doel. Anderen hadden iets meer tijd nodig om hun techniek onder de knie te krijgen, maar ook dat hoort erbij. Golf City is het soort activiteit waarbij de sfeer losser wordt naarmate je er langer staat.
Natuurwandeling: even uitwaaien
Ondertussen trok een andere groep de natuur in voor een wandeling. Even weg van het stadsgewoel, frisse lucht, en de rust die je zelden vindt achter een bureau in Brussel.
Dat soort momenten zijn misschien wel de meest onderschatte onderdelen van een personeelsfeest. Geen competitie, geen druk maar gewoon naast elkaar lopen, praten, lachen. Collega’s leren elkaar op zo’n dag op een heel andere manier kennen dan in een vergaderzaal.
Lasershooten: de competitie losbarst
En dan was er het lasershooten. Als er één activiteit is die de onderlinge competitie snel wakker maakt, is het wel die.
Binnen enkele minuten veranderden rustige kantoormedewerkers in doorgewinterde tacticiens die hun teamgenoten aanstuurden en de tegenstanders probeerden te verrassen. Gelach, geroep, en de nodige triomfkreten wanneer iemand raak schoot. Precies het soort energie die een dag als vandaag nodig heeft.
De afsluiter: BBQ voor iedereen
Na al die activiteiten was er maar één ding dat iedereen verdiend had: eten. En niet zomaar een broodje onderweg een echte BBQ voor het hele team.
[FOTO – BBQ / sfeer rond de tafels]
Dat is het moment waarop een personeelsfeest écht samenkomt. De activiteiten zijn voorbij, de competitie is gespeeld, en nu zit iedereen samen aan tafel. Verhalen worden uitgewisseld, grappige momenten van de dag worden al herleefd, en je ziet mensen ontspannen op een manier die je overdag zelden ziet.
Voor mij als coördinator was dit ook het moment om even adem te halen en achterom te kijken. Alles verlopen zoals gepland? Ja. Iedereen tevreden? Absoluut. Nog een dag om op terug te kijken met een goed gevoel.
Wat dit event mij bijbrengt
Een personeelsfeest organiseren is anders dan een beurs of een congres. Er is geen sprekerslijn, geen registratiedesk met honderden badges maar er is wel iets anders dat telt: de beleving van de mensen. Hun dag. Hun plezier. En dat goed doen vraagt net zoveel aandacht en voorbereiding als elk ander event.
Wat ik vandaag opnieuw besefte: hoe meer ik van dit werk doe, hoe zekerder ik ben dat dit de richting is waar ik naartoe wil. On-site zijn, mensen gelukkig zien, en weten dat ik daar een stukje aan heb bijgedragen dat gevoel wordt niet minder.
Wat ik uit BIPT heb geleerd
- Meerdere locaties coördineren – groepen tegelijk in de gaten houden op verschillende plaatsen vraagt overzicht en een goede communicatie met het team
- Flexibel schakelen – een personeelsfeest heeft een andere dynamiek dan een beurs; snel aanpassen aan de sfeer en noden van de groep is essentieel
- Mensen centraal zetten – bij een personeelsfeest draait alles om de beleving van de deelnemers, niet om inhoud of programma’s
- Vertrouwen in eigen kunnen – hoe verder de stage vordert, hoe meer ik merk dat ik taken zelfstandig oppak zonder te twijfelen
- Energie halen uit het werk – een dag als vandaag bevestigt keer op keer waarom ik voor deze sector heb gekozen